PDKS nedir? Kart, biyometrik ve mobil personel takibinin karşılaştırması

PDKS ne işe yarar?

Bir PDKS üç iş görür:

• Çalışma süresini hesaplar. İş Kanunu’na göre haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir (m.63). Haftalık 45 saati aşan çalışma fazla çalışmadır ve her saati yüzde elli zamlı ödenir; yıllık fazla çalışma 270 saati geçemez (m.41). Bu hesaplar ancak güvenilir bir giriş-çıkış kaydıyla yapılabilir.
• Ara dinlenmeyi hesaba katar. Dört saat ya da daha kısa işlerde 15 dakika, dört saatten yedi buçuk saate kadar (yedi buçuk saat dahil) işlerde yarım saat, yedi buçuk saatten uzun işlerde bir saat ara dinlenme verilir; ara dinlenme çalışma süresinden sayılmaz (m.68). Sistemler ya personelin kaydettiği molayı ya da yasal süreyi düşer; hangisini yaptığını bilmek gerekir.
• Kanıt sağlar. Ücret ve fazla çalışma uyuşmazlıklarında düzenli tutulmuş devam kayıtları, işverenin elindeki önemli belgelerden biridir.

Çok şubeli işletmelerde yönetici ayrıca hangi şubede kimin mesaide olduğunu ve şubenin zamanında açılıp açılmadığını anında görmek ister.

Yöntemler

Kâğıt imza çizelgesi

Çalışan geliş ve çıkışta imza atar. Kurulum gerekmez; ama çizelge sonradan doldurulabilir ve puantaja elle aktarılır.

Kart ve PIN

Çalışan kartını okutur ya da şifresini girer. Ucuz ve yaygındır; kart ya da şifre başkasına verilebilir.

RFID/NFC kart

Temassız kartla hızlı geçiş sağlar, çoğu zaman turnikeyle birlikte kullanılır. Okuyucu donanımı gerekir; kart paylaşımı riski sürer.

Biyometrik sistemler

Parmak izi, avuç içi, yüz ya da iris okuyucu. Başkası adına kaydı zorlaştırdığı için yaygınlaştı. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 2026/921 sayılı ilke kararına göre mesai takibinde biyometrik veri işlenmesi, açık rıza olsa bile hukuka uygun değil. Ayrıntılar kararı anlattığımız yazıda.

Mobil doğrulama

Çalışan kendi telefonundaki uygulamayla giriş yapar. Kimlik kayıtlı telefonla, işyerinde bulunma ise konumla ya da işyerinde gösterilen bir kodla doğrulanır. Okuyucu donanımı gerektirmez; personelin akıllı telefonu olması gerekir ve konum verisinin sınırlı tutulması önemlidir.

Karşılaştırma

Seçim yaparken sorulacak sorular

1. Hangi kişisel verileri işliyor? Biyometrik veri işliyorsa mesai takibi için seçmeyin.
2. Başkası adına kayıt yapılabiliyor mu, yapılırsa fark ediliyor mu?
3. Kayıtlar sonradan değiştirilebiliyor mu? Değişiklik, kimin yaptığı ve gerekçesiyle saklanıyor mu?
4. Puantajı nasıl çıkarıyor? Ara dinlenme, fazla çalışma, izin ve hafta tatili hesaba katılıyor mu, İK’nın kullandığı formata aktarılabiliyor mu?
5. Birden fazla şubeyi nasıl yönetiyor? Şube bazında yetki, açılış takibi, şubeler arasında çalışan personel.
6. Veriler nerede tutuluyor? Yurt dışına aktarım varsa KVKK’nın 9. maddesindeki şartlar gündeme gelir.
7. Kurulum için donanım gerekiyor mu, ne kadar sürüyor?

Mobil sistemlerde konum verisi

Konum da kişisel veridir. Mobil bir PDKS’de konumun yalnızca giriş-çıkış anında, işyerinde bulunmayı doğrulamak için alınması ve arka planda sürekli izleme yapılmaması ölçülülük ilkesinin gereğidir. Seçtiğiniz sistemin konumu ne zaman, ne sıklıkla aldığını ve ne kadar sakladığını sorun; aydınlatma metninizde bunu açıkça yazın.